人事档案管理制度

范文1:人事档案管理制度

人事档案管理制度第一章总则

第一条为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用人事档案资料,更好地为集团各项工作服务,特制定本制度。

第二条人事档案工作是集团人力资源工作的重要组成部分,实现人事档案科学化、规范化、制度化的管理,充分发挥人事档案的作用,是选贤举能,知人善任,历史地全面考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条本制度适用于集团及所属企业。

第二章档案管理原则

第四条集团及所属企业必须按照统一的标准进行分类管理,方便查阅:1、实行独立企业独立建档管理;

2、按照企业所属部门先后顺序进行分类管理;3、按照职位高低顺序进行分类管理;

4、按照同类职位入职时间先后顺序进行分类管理;

5、档案按照统一的编号进行存档,详见《档案编号管理办法》(附件一)。

第三章管理职责

第五条集团人力资源部人事档案管理职责:

1、负责制订、修改和完善集团人事档案管理相关工作;2、负责集团总部全体员工的人事档案管理工作;

3、负责集团所属企业一般管理人员及其以上员工的人事档案管理工作;4、负责对集团所属企业人事档案管理工作进行检查与督导。

第六条集团人力资源部档案管理员有权要求所属企业,按本制度建立规范的人事档案管理流程。

第七条集团总部及所属企业档案管理员都必须严格执行本制度。

第四章人事档案分类

第八条人事档案,主要有以下几类:1、履历材料(个人简历);

2、自传材料(应聘登记表、员工基本信息登记表、个人照片);3、身份证明材料(身份证、户口本等),其中原件备查,复印件存档;

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4、学历、学位证书和专业技术证书、岗位上岗安全资质证书等材料,其中原件备查,复印件存档;

5、录用、调用、离职材料(试用期调查表、转正申请表、经济担保书、保密协议、员工购买社保申请表、员工薪资变动申请表、调职轮岗申请表、人事调动通知、离职申请书、工作交接表、解除劳动关系通知等);

6、奖励及处分材料;

7、培训记录及外训协议等材料;8、其他可供集团用人参考的材料。

第五章人事档案的收集、整理、装订

第九条人事档案管理员负责员工履历表、内部选聘报名表、调职(轮岗)申请表、员工薪资变动申请表、异动表、各种奖励、职务任免等材料的收集、整理和归档工作。

第十条在以下几个时段档案管理员需着重做好人事档案资料的管理工作。1、新员工正式入职时

新员工报到后,三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行归档:

⑴《个人简历》或《应聘登记表》、《招聘面试评价表》、《基本信息登记册》、报到通知单(第一联)、新员工入职培训登记表、劳动合同签收登记表、考勤资料签收表;

⑵一寸的红底照片二张;

⑶身份证、学历证、学位证、职称证书及其他相关资质证件的复印件;⑷《劳动合同》或《实习协议》;

⑸经济担保书、固定资产证件复印件、户口薄复印件(本条适用于出纳、司机、采购员及需要提供担保的相关职位)。

2、员工办理转正手续时

员工完成转正手续后,三个工作日之内,将以下档案、资料进行归档:⑴《试用期调查表》;⑵《员工转正申请表》;⑶《试用员工转正考核表》;⑷《员工转正述职报告》;⑸《员工购买社保申请表》;⑹《调职(轮岗)申请表》。3、员工办理调动手续时

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员工完成调动手续后三个工作日内,将以下档案、资料进行归档:⑴《内部选聘报名表》或《调职(轮岗)申请表》;⑵《工作交接表》;⑶《人事调动通知》。4、员工办理离职手续时

⑴在员工办完离职手续的三个工作日内,将以下档案、资料进行归档:①离职申请书;②《员工离职申请表》;③《工作移交表》;

④《劳动合同》或《实习协议》;⑤《解除劳动关系通知》。

⑵对于辞职或辞退人员的档案应实行“一人一档”管理,不能退还给本人,档案必须保留到规定的保存时间:

①高层领导的档案一般应保留满十年;②中层领导的档案一般应保留满五年;③基层员工的档案一般应保留满三年。

过保留期限的档案,由档案管理员进行统一整理,报分管领导批准后销毁,但电子数据资料永久保存,其中电子资料保存要求每月做一次备份,备份数据设置打开密码和修改密码。

第十一条档案管理员每月按公司档案管理办法,对上月的人事档案进行整理、归档。

第十二条档案管理员,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。第十三条人事档案的装订:

1、人事资料统一以A4纸为标准整理、存档;2、依档案材料类别排列,每类资料以形成时间为序;3、人事档案档案盒在封页上应注明相应的编号。

第六章人事档案的查阅与移交

第十四条如因工作需要从人事档案中获取相关信息或需复制、拍摄、扫描、调用档案内容,须事先填写《人事档案借阅登记表》(附件二),做好登记备案。

第十五条查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节轻重,予以惩处。

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第十六条每周集团所属企业需向集团人力资源部提交一份,本企业最新的人力资源数据库资料(电子版)及一般管理人员及其以上员工的入职、离职相关的相关纸质资料(要求一式两份,本企业留存一份存档),同时附《人事档案移交表》(附件三)一份。

第七章其他规定

第十七条集团总部及所属企业全体员工,必须建立个人档案。

第十八条档案管理人员应具有良好的思想素养,在工作中须严格遵守保密制度。第十九条档案管理员不得擅自处理或销毁档案材料,应按集团档案管理制度进行档案保管和档案销毁。

第二十条人力行政副总定期或不定期地对公司人事档案管理工作进行检查与督导,检查中凡发现不按照《人事档案管理制度》予以办理执行的,计入当月绩效考核。

第二十一条本制度自公布之日起开始执行。

第二十二条本制度最终解释权归集团人力资源部所有。

附件一:《档案编号管理办法》附件二:《人事档案借阅登记表》附件三:《人事档案移交表》

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附件一:档案编号管理办法

一、档案编号组成:

××××××××××××××××

顺序号编码(例如:0001)

入职日期编码(例如:20110630)

部门编码缩写(例如:XZ行政部)

企业编码缩写(例如:JT集团)

例如:JTXZ20110630001

二、企业编码:

序号1 23 45 67 89

三、部门编码:序号1 23 45 67 企业名称

公司编码缩写

部门名称

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部门编码

89 1011121314

四、入职日期

入职日期是指该员工进入公司的报到日期。(例如:20110630)五、顺序号编码:

顺序号编码是指该员工所在部门的顺序号。例如:001表示顺序号;002表示顺序号;六、其他

集团各所属企业档案管理及劳动合同编号可以参照上述规定执行。

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附件二:

人事档案借阅登记表

档案借阅人信息

序号日期

单位/部门

档案归属人信息

用途借用情况档案保管人

单位/部门

被借阅人

档案编号

借阅人

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附件三:

人事档案移交表

单位需调动档案信息

填表日期:年月日

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部门档案归属人

档案编号

档案调出企业档案管理员签字手续汇签

人力行政副总意见

填表人:

档案调出负责人签字

档案调入企业档案管理员签字档案调入负责人签字

范文2:人事档案管理制度

人事档案管理制度

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第一章、总则

第一条:为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效的保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化,在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用,更好地为怡通集团各项工作服务,特制定本管理制度。

第二条:人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分,也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的,是选贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条:本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。

第二章、管理职责

第四条:集团企业管理部人事档案管理的职责

a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范; b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查; c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作; d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作; e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

第五条:集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

第六条:各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度,按其要求建立规范的人事档案管理;负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。

第三章、人事档案内容

第七条:人事档案一式两套(原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理),是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成,主要有如下几类:

a、履历材料(包括个人的简历资料、学历、资格证等); b、考核、考察材料; c、奖励及处分材料;

d、培训记录及外训协议等材料;

e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料; f、其他可供企业用人参考的资料。

第四章、档案编号管理

第八条:各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号(即:工号)进行编号,每100共8 页

个档案做一个标记,方便查找。

由其他单位转入的员工档案,按照转入单位的编号更换编号(转出单位办理离职手续)。

第五章、人事档案的收集与整理第九条:日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。

各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内(试岗期结束),必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内,将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

第十条:各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

1、新员工报到时

新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,统一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号(口取纸)、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档:

⑴《许昌怡通集团应聘人员求职表》(必须要有面试评价表及审批人意见签署);

⑵身份证(双面都印在同一页上,A4纸)、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件;2、员工办理正式入职手续时

员工结束七天试用期后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档:(1)《许昌怡通集团应聘人员求职表》(必须要有面试评价表及审批人意见签署);

⑵身份证(双面都印在同一页上,A4纸)、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件3、员工办理转正手续时

员工转正手续完成后,各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后,归入该员工的档案袋:

⑴该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》;⑵《劳动合同》、《保密协议》;4、员工办理调动手续时

各级人力资源部门,在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内,具体的资料有:

⑴《岗位/待遇调整表》;⑵、《工作交接表》;

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⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作(事宜)移交明细表》;

5、员工办理离职手续时

各级人力资源部门人事专员,在办完员工离职手续的三个工作日内,将离职相关资料装入该员工的档案内,必须装入的资料有:

⑵该员工的书面离职申请书;⑵《离职清算表》⑶、《离职申批表》;⑷、《员工离职工作移交表》;

⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作(事宜)移交明细表》。

第十一条:每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围:本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。

第十二条:在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

第六章、人事档案的借阅与移交第十三条:凡借用人事档案,必须填写《人事档案借阅登记表》,由人力资源部门的负责人核实理由,经企业管理部领导签批后,方可借出,借出的档案必须在7天内归还,如确因工作需要,可办续借手续。

借阅档案的人员,对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损,不准抽换、折卷和转换,不得复印。

第十四条:人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

第七章、其他规定

第十五条:凡是公司的员工(正式员工、试用员工和临时员工)都必须建立档案正本,是否建立副本,根据工作需要由人力资源部自行确定。

第十六条:档案管理人员应具有良好的思想素养,按受过正规的档案管理培训,在工作中须严格遵守保密制度。

第十七条:不得擅自处理或销毁档案材料,应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。第十八条:集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导,检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的,视情节轻重,处罚人事档案管理员50200元,其所属各子公司领导负连带责任,处罚100200元。

第十九条:各子公司人事档案管理人员是定岗管理,凡与原人事档案管理人员的变动(包括换共8 页

岗、离职、增减其他工作量)的,必须报经集团企业管理部,批准后方可执行,否则直接处罚当事人50200元,各子公司相关领导承担连带责任,处罚50200元。

第二十条:奖惩投诉员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉,也可以直接投诉到集团人事部。

受到投诉的奖惩在抽查时可暂停,待调查清楚后再予以处置。

1、投诉调查结果属实的,撤消原奖惩决定,可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。2、投诉调查结果不属实的,维持原奖惩决定,并对投诉员工进行教育,要规范其行为和思想,注重事实;若纯属造谣生事的,可以对投诉员工予以行政记过处罚。

第二十一条:本制度最终解释权归集团企业管理部。第二十二条:本制度从下发之起实施。

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人事档案借阅申请表日期:20年月日

申请单位借用查阅人事档案事由借用查阅人事档案内容

被查阅

单位部门

编号被查阅人

档案查阅

申请部门

申请人

查阅部门

经理意见

被查阅部门经

理意见

人事部领

导意见

企业管理部部

长意见

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人事档案借阅登记表档案借阅人信息

序号日期

时间单位/部门

借阅人

单位被借阅人

档案编号

档案归属人信息

归还日期

归还时间

档案保管人

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人事档案移交表单位

部门档案归属人

档案编号

1、需调动档案信息

2、3、4、5、6、7、8、

档案调出档案档案调出单位

档案管理员

负责人签字人力资源部门

手档案调入档案续档案调入单位

会签档案管理员

负责人签字人力资源部门

集团人事部领

导意见

企业管理部部

长意见

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范文3:人事档案管理制度

人事档案管理制度

1.目的

为进一步加强公司人事档案管理工作,有效地保护和利用档案,实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化,在公司经营活动中充分发挥人事档案的作用,更好地为各项工作服务,特制定本管理制度。2.适用范围

本制度适用于集团公司及下属子公司各岗位员工的人事档案管理工作。3.机构与职责

3.1.人事档案管理工作由人力资源部负责,主要职责如下:3.1.1.负责制订、修改和完善人事档案管理制度;3.1.2.负责人事档案管理制度的宣讲并监督有效执行;

3.1.3.专设档案管理场所或设施(档案室或档案柜)进行统一管理;3.1.4.设置专岗(专职或兼职)由专人负责员工人事档案管理工作;3.1.5.监督、检查、指导档案管理人员做好人事档案的管理工作。3.2.档案管理人员的职责:3.2.1.保管员工档案;

3.2.2.收集、鉴别和整理员工档案材料;3.2.3.办理员工档案的查阅、借阅手续;3.2.4.登记员工工作变动情况;3.2.5.为有关部门提供员工情况;

3.2.6.做好员工档案的安全、保密、保护工作;3.2.7.办理其它有关事项。4.人事档案的分类和内容4.1.人事档案的分类:

4.1.1.外部人事档案:记录员工从入学至今的履历、自传、鉴定(考评)、入党入团、奖励、处分等记录的纸版资料,存于外部人事机构;

4.1.2.内部人事档案(以下简称员工人事档案):记录员工自入职至今的履历资料、职位情况、学历证明、身份证明等记录的纸版资料,由员工提交的个人资料和公司表单等组成,存于公司人力资源部。

4.2.员工人事档案的内容:

4.2.1.应聘资料:应聘人员(外部)登记表、应聘人员面试评价表、个人简历;4.2.2.入职手续:员工人事登记表、身份证复印件和扫描件、户口页复印件和扫描件、学历证复印件和扫描件、学位证复印件和扫描件、一寸照片原件和扫描件、就失业证、养老保险手册、原单位解除劳动合同证明书、劳动合同、双方约定等有关材料;

4.2.3.员工工作档案:进入公司后的转正鉴定表、续签合同通知、调动、任免、聘用、升职、降职、退休、辞职等有关材料;

4.2.4.专业技术职称、职业资格证:包括职称(初级职称、中级职称、高级职称、教授级职称)证件的复印件和扫描件、职业资格(五级/初级技能、四级/中级技能、三级/高级技能、二级/技师、一级/高级技师)证件的复印件和扫描件、特殊工种上岗资格证复印件和扫描件等有关材料;

4.2.5.奖励和处分材料:包括科技、业务及政治等方面的奖励材料;处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料;

4.2.6.其他与人事档案相关的材料。5.内部人事档案管理

5.1.档案编号管理:人力资源部根据员工入职日期的先后顺序进行排序,编制员工工号,建立员工人事档案。离职员工再次入职的重新编制员工工号。5.2.档案排序:

5.2.1.在职人员档案:按工号顺序排列;

5.2.2.离职人员档案:以离职手续办理日期为准每月合并归档,按月份排列。5.3.归档方式:

5.3.1.纸质档案:本制度“4.2.”所涉及的内容以纸质形式保存一份;5.3.2.电子档案:

(1)员工信息录入员工花名册,工作变动情况录入员工工作情况变动表;(2)员工身份证件及各种证书以扫描件形式保存一份。5.4.归档标准:

5.4.1.纸质档案采用十一孔文件袋盛装,配档案封皮一张;

5.4.2.员工信息扫描件新增内容达到500兆刻入光盘备份一次,一次备份两份。或至少半年备份一次;

5.4.3.电子档案备份要做好备份内容及时间记录。6.档案的收集、保管

6.1.新员工正式入职后,15个工作日内,必须将个人信息证件、学历及资格证等证件原件交公司人力资源部复印扫描,照片、就失业证、养老保险手册交由公司人力资源部保存。未按期递交者,导致的招工、保险、公积金及其它事项无法如期办理所产生一切后果由员工本人承担。

6.2.员工进入公司,人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集、整理归档,保持档案的完整。归档的材料必须认真鉴别,保证材料真实、文字清楚、手续齐备。

6.3.离职人员档案与离职手续材料保存期限为3年。6.4.退休人员档案与退休手续材料保存期限为永久。

6.5.严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,应视情节严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。

7.档案的提供和利用

7.1.因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:

7.1.1.人事档案除特殊情况一般不得借出查阅。员工个人或部门因工作需要向政府、办事机构提供员工档案信息复印件的,需由个人或部门主管提出申请,经人力资源部经理批准,并严格履行档案查看、借阅手续方可借出。

7.2.查阅权力:

7.1.2.全部内容可查:公司人力资源部、员工本人。

7.1.3.部分内容可查:综合部、财务部、秘书部、员工所在部门领导。(以上人员均无权查看员工户口页信息)

7.3.人事档案的借出期限,一般为十五天,特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整,不准私自复印或转借他人。

7.4.档案管理人员、员工本人、借阅人,任何人不准以任何借口涂改、伪造档案材料;不准将应归档材料据为已有或者拒绝归档;不准将本办法所列归档范围之外的材料擅自归档;不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案;不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

7.5.查阅档案必须严格遵守保密制度,对违反人事档案材料收集归档工作纪律的,视其性质、情节轻重和造成的后果,对负有主要责任人员和直接责任人员进行批评教育,或给予相应处分。其中,档案管理人员参与涂改、伪造档案材料的,从严从重处理,并不得继续从事人事档案管理工作,情节严重的要追究其法律责任。8.档案材料的转入与转出

8.1.凡符合公司所在地区存档政策的员工须在招工手续办理完毕后一个月内将外部人事档案交人力资源部转入公司所在地人才中心或劳动局存档,具体操作步骤以公司所在地区档案管理政策为准。档案逾期未转入本公司指定存档机构,造成离职无法享受失业金或其它后果的,由员工本人承担。

8.2.员工辞职、解除合同或被开除、辞退等,应由人力资源部在一个月内,将公司内部人事档案中的劳动合同、养老保险手册、退工退档手续表单与该员工存放在人才管理中心的外部人事档案合并后转交其新的工作单位或员工指定的人才管理中心、户口所在地街道劳动(组织人事)部门。

8.3.转递档案应遵守下列规定:

8.3.1.派专人送取,不准邮寄或交本人自带;8.3.2.对转出的材料,不得扣留或分批转出;8.3.3.做好退档记录,备查。9.记录

员工档案工号:

姓名:性别:

所属中心:部门:岗位:

应聘人员(外部)登记表:□应聘人员面试评价表:□

入职测评相关资料:□个人简历:□员工人事登记表:□

身份证:复印件□扫描件□

必要项

户口页(首页及本人页):复印件□扫描件□学历证:复印件□扫描件□学位证:复印件□扫描件□一寸照片:原件□电子档□就失业证原件:□(单独存放)养老保险手册原件:□(单独存放)原单位解除劳动合同证明书:□新员工提交文件通知:□

劳动合同:□实习协议:□退休返聘协议:□双方约定:□保密协议:□相关证书:职称证□特岗证□资格证□退休证□退伍证□

特殊项

入职人员请仔细阅读以下注意事项

本人向公司出示的、陈述的任何有关自身情况的说明都是真实的。本人自身情况包括但不限于本人的学历、学位、职称、执业资格、职业技能、工作经历、教育培训经历、身体状况等等。本人就上述自身情形做出不实陈述、出示不实材料,则视为欺诈行为,依据国家相关法律规定,公司可以据此解除与本人的劳动合同,公司不负担任何赔偿责任。

本人签字:

年月日

备注

范文4:人事档案管理制度

人事档案管理制度

1.目的

将企业人事档案管理工作制度化,规范化

维护人事档案材料完整,防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。2.适用范围

适合公司总部及全国各办事处及分支机构3.人事档案分类

员工人事档案分为以下四大类:3.1入职档案

3.1.1个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。3.1.2劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。3.2培训档案

新员工入职培训试卷、培训心得。

参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。培训服务协议。3.3职位档案

职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。3.4薪酬考核档案

试用期考核表、员工试用期总结表。

季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。3.5其他档案

个人党、团相关资料。各类奖励、处罚记录。

离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他补充协议。4.人事档案的归档

归档的程序如下:

首先对各类人事档案进行鉴别,看其是否符合归档的要求。按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置。在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案。5.人事档案的核查核对

检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看档案室环境是否良好,有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后。

对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。6.人事档案的转递

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递程序如下:取出应转走的档案。在档案底账上注销。

填写《转递人事档案材料的通知单》。按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则,一般通过内部人员转递,不能交本人自带。

另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。7.人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式:7.1查阅

设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看,无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

7.2借出使用

相关人员为完成某项人事工作任务,必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续,基础时间不能超过一周,需要在“借阅登记表”上进行登记,逾期未归还者,续办延长借阅手续,并到期归还。

7.3出具证明材料

一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由管理部门向证明人核实情况,可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查,经主管部门审批,加盖公章后方能生效。8.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证8.1查阅手续

查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档申请,在申请中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅部门负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。8.2外借手续

首先,借档人员写出借档申请,内容与查档报告相似;其次,借档人员(部门)盖章,负责人签字;再次,人事档案部门对其进行审核、批准然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后,归还时,及时在外借登记上注销。8.3出具证明材料的手续

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:首先,由有关人员(部门)提出申请,说明要求出具证明材料的理由;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。

9.人事档案保密规定及保存期限

9.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作,保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。9.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存,对于已辞职、辞退人员的个人档案,自员工离职之日起3年后方可销毁。

员工跨部门流动管理规定

1.目的

1.1从公司全局利益角度出发,优化公司岗位配置,为员工发展提供公开、公平、公正的机会。

1.2为保证员工内部流动的有序性,解决员工流动过程中产生的工作衔接问题,特制订本规定。

2.适用范围

公司所有胜任工作的员工。

3.员工个人提出调动申请的条件

3.1在同一部门连续工作满3年以上的员工,可直接向所在部门和人力资源部提出申请,部门应创造条件,支持员工的调动。原则上,部门经理不得限制员工流动。

3.2在同一部门连续工作满2年不满3年的员工,必须征得本部门经理同意后,向人力资源部提出申请

3.3在同一部门连续工作不满2年的员工,原则上不能因个人原因申请内部流动。3.4申请流程

3.4.1员工可通过公司内部主页或人力资源部咨询岗位需求信息,填写“跨部门调动申请表”,本部门总经理签字同意后向人力资源部提交申请。4.公司业务需要

提出人员调动申请的条件遵循满足公司级业务和员工职业发展需要的原则,公司会进行员工岗位的调整,保证每一年比列的流动。

4.1对于公司级业务需要,如内部招聘大区外派人员、公司投资的合资企业的人员派出或对新成立的部门的人员支持等,资格条件由牵头部门事先与人力资源部共同协商制订。用人部门需首先以部门文件的形式向人力资源部提出用人申请,并可以从对公司业务负责的角度提出候选人,但不允许直接和其他部门的员工面谈。人力资源部审核申请并报总裁室审批同意后,和部门共同组织在公司内部进行公开招聘。4.2对于到岗半年以内的新员工,由于招聘时相互之间了解不充分,导致业务需要和员工本人能力不匹配,部门和员工协商一致后,可以部门文件的形式向人力资源部提出调整员工岗位的申请。5.工作交接手续

5.1同意录用:根据以上要求和流程,员工被新部门录用后,人力资源部将结果通知本人和调出部门,原部门从接到人力资源部通知之日起开始安排工作、相关文件资料、财、物等的交接。

5.2交接时间:调动员工应主动配合原部门进行各项工作的交接,原部门安排交接的期限一般为30天。特殊情况下最长可延至2个月。5.3相关手续:交接完毕后,调动者需要到行政部及信息部分别办理固定资产调拨手续、电子邮箱和通讯信息等的变更手续。5.4报到:调动者将全部手续办理完毕的“跨部门调动申请表”交到人力资源部后,到新部门报到。

5.5特别注意:在上述流程办理期间,员工必须继续做好本职工作;对该员工的日常管理及考核等仍原部门。待人力资源部将员工到新部门报到的信息通过邮件通知员工本人、原部门和新部门后,调动方完成。

6.违规流动的处罚

人力资源部接受来自于各方面对不规范流动的投诉,对于不遵守上述规定流程,给其他部门工作造成不利影响的行为,一经发现,必严肃处理。

6.1对于调动申请未经原部门和人力资源部批准即自行确定接收部门的员工本人,将取消其调动资格。

6.2对于员工的调动申请未被批准即承诺其他部门的员工调入的部门负责人,将予以通报,追究其干部管理的责任。

6.3对于不办理交接手续自行到新部门上班的员工,在原部门的脱岗时间按旷工处理。7.内部岗位调整

员工在部门内部的岗位调整由部门根据业务的需要来确认,部门需将完成的“部门内部岗位调动申请表”交到人力资源备案。岗位调整时间以将表交到人力资源部的时间为准。

员工辞职管理规定及流程

1.目的

规范员工的辞职管理,使之符合国家的法律法规以及公司的规章制度。2.名词解释

辞职:员工本人提出与公司解除或终止劳动关系的行为。3.适用范围全体员工4.办理流程

4.1员工申请

有辞职意向的员工须提前30天提交辞职申请(试用期的员工须提前3天);与公司签署了服务协议的员工,按公司规定履行。4.2上机审批

4.2.1直接上级在收到员工辞职申请的5个工作日内与员工进行沟通,部门经理在收到上级意见的5个工作日内与员工进行沟通。4.2.2时间要求:签批的日期必须在员工离职日期的前5天,同意离职的日期最长不嫩超过员工提出辞职申请日期后的30天。

4.2.3延期说明:若确因工作需要员工的离职日期需超过30天的,须与员工协商一致后,填写员工的离职日期,并说明延迟原因。

4.2.4审计:若因工作需要需对离职员工进行审计的,部门经理可向审计部提出审计需求,并按“干部离任审计办法”办理审计手续后,再按本规定办理离职手续,若审计未结束,员工须推迟相应离职日期。

4.3员工确认

员工在收到部门经理审批通过的辞职申请后,核准确认相关信息;员工的辞职申请获得批准后,需按公司要求在离职前办理工作交接及离职手续;员工的直接上级配合员工进行工作交接,并保证工作交接的效果。4.4人力资源面谈

4.4.1在部门经理签批通过员工的辞职申请后,人力资源部需主动与员工取得联系,核准员工的离职信息(特别是服务协议部门),并进行离职面谈。4.4.2时间要求:人力资源部须于员工离职前面谈完毕,并在员工辞职申请表上签字;负责面谈的人力资源部工作人员在面谈完毕后5个工作日内须填写面谈记录表。

4.4.3职责划分:员工离职由所在系统/分区的人力资源专岗负责离职面谈,经理离职由系统/区域总部的人力资源总监负责离职面谈,总监级(含)以上干部离职由人力资源部负责干部管理的总监进行离职面谈。4.5员工离职手续办理

员工于离职日期前3个工作日,凭辞职申请表到人力资源部/分区人力资源专岗处领取“员工离职手续办理单”,开始办理离职手续。离职手续须在员工离职之日办理完毕,离职手续包括但不限于以下方面:

4.5.1由直接上级确认工作交接是否完成。

4.5.2归还公司物品(包括固定资产、借用物品、部门资产等)。4.5.3结算财务(包括借款、报销等)。

4.5.4履行相关协议,服务期限未满的员工,须按协议约定向公司交纳违约金:签订了“应届毕业生接收协议”且服务期未满,因公司办理解决户口、两地分居等原因而签订的服务协议未到期限,公司出资外派培训、出国等原因而签订的服务协议未到期限。4.5.5办理人事相关手续:办理档案/户口的转移,办理相关证件的转移或清理,交还IC卡,办理解除劳动关系等手续。4.6员工的离职手续未能按规定办理的处理方法

4.6.1直接上级代办:如员工在离职日期后2个工作日内仍没有办理完离职手续,由离职员工的直接上级代为办理。公司有权追究员工未按规定办理离职手续而给公司带来损失的责任。

4.6.2代办“员工离职手续办理单”的期限和流程:

4.6.2.1没有未结清的项目,务必在该员工离职后10个工作日内办理完毕。4.6.2.2有资产和物品的项目未结清,按照以下流程办理:

部门追缴:员工所在部门在员工离职后10个工作日内追缴。如追缴未果,报人力资源部核减工资。核减后的损失在1000元(含)以下,由本部门自行承担;超过1000元由本部门提交情况报告给行政后勤部保卫处继续追缴,并抄送人力资源部备案。

行政后勤部保卫处追缴:部门协助行政后勤部保卫处在提交情况报告后20个工作日内追缴,追缴回来后由本部门将“员工离职手续办理单”办理完毕。如未追缴回来,部门会同行政后勤部保卫处提交追缴报告给法务部、审计部和未结清项目相关的部门,并抄送人力资源部备案。

会签处理意见:部门召集法务部、审计部和未结清项目相关部门组成鉴定小组,根据行政后勤部保卫处的报告,在10个工作日内会签处理意见。如核减工资后的损失在5000元(含)以下,本部门按照处理意见办理;如核减工作后的损失在5000元以上的需报送本部门和主管财务的副总裁共同审批,本部门按照审批意见办理。

4.6.3如离职员工涉及资产和物品等未结清项目,由于部门未能及时按照上述时间要求和规定开展相关资产拖欠追缴等原因而发生的相关费用及责任,由离职员工所在部门承担。给公司带来损失的按核定金额由总经理指定的相关责任人承担。5.各部门相关职责5.1离职员工所在部门

负责与员工进行沟通。

负责离职员工工作交接,物品清理工作。

负责离职员工因工作原因而发生的借用、贷款、借款等事宜的清账工作。会同相关部门处理离职员工未归还财务的问题。负责代办员工离职手续。5.2部门人力资源相关人员负责员工离职面谈工作。

督办员工离职手续,并处理善后事宜。

遇员工不辞而别、涉及追缴情况,负责牵头处理。5.3区域总部

负责细化本区域的离职流程。

负责本区域员工离职的人事手续办理及信息维护。定期给部门通报离职员工未办理离职手续的情况。协助部门处理员工离职时产生的劳动纠纷。

5.4人力资源部

负责完善员工离职管理规定,监督规定的执行情况。负责总监级以上(含)干部的离职面谈工作。负责员工离职的人事手续办理及信息维护

定期给部门通报离职员工未办理离职手续的情况。协助部门处理员工离职时产生的劳动纠纷。5.5信息部

负责及时删除/关闭离职员工的网络移动、邮箱等相关账号。负责相关费用等事项的结算清理。

5.6行政部

负责及时对离职员工的办公位、资产、通讯设备等相关物品收验工作(对于金额较大或一人有多台固定资产的情况,须在接收员工离职信息后及时与部门联系,若员工离职前5天还未转移的,须于离职前5通知人力资源部,以确保公司不受经济损失)。负责及时清理员工集体宿舍,办理户口等相关手续的转出。

对没有交还公司物品的情况提出处理意见。

负责协助离职员工所在部门对未归还的公司财务进行追缴。5.7财务部

负责核查离职员工是否移交个人借款/贷款、固定资产、资产租赁(对于借款、借用涉及金额超过2000元者,须及时与部门联系,确保公司不受经济损失)。负责对离职员工的账务进行清理,对于员工在离职前5天还未清理账务的情况,须于离职前5天通知人力资源部。

负责依据人力资源部的通知收取违约金。

负责对未归还公司财务的员工的提出处理意见。5.8法务部和审计部

对未归还公司财务和违约的情况提出处理意见。对部门提出审计需求的员工负责审计。

员工辞退管理规定及流程

1.目的

规范员工辞退工作,完善公司人事管理制度,促进员工合理流动,增强企业活力。2.适用范围公司全体员工

3.辞退的定义和条件3.1定义:辞退是指因为某种原因,公司单方提出解除、终止与员工签定的劳动合同的行为。3.2条件

3.2.1符合以下情况之一的人员,公司将予以辞退,应提前一个月通知员工辞退信息:考核辞退。

员工患病或者非因工负伤,医疗期满后,不嫩从事原工作也不能从事另行安排的工作的;其中,医疗期的定义、具体标注和计算方法按照国家“企业职工患病或非因工负伤医疗期规定”的相关规定执行。

劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使原劳动合同无法履行的,经当事人双方协商部门就变更劳动合同达成协议的。

3.2.2符合以下情况之一的人员,公司将予以立即辞退:在试用期内被证明不符合录用条件的。严重违反劳动纪律或者公司规章制度的。

严重失职、渎职,营私舞弊,对公司利益造成重大损失的。被依法追击刑事责任的。4.辞退工作流程4.1提交辞退建议。

对于需要进行辞退的员工,部门应按照“辞退建议表”的相关要求提交辞退建议和相关材料。4.2调查核实。

接到部门提交的辞退建议后,人力资源部应在5个工作日内进行调查,核实员工是否满足辞退条件,将审核意见及时反馈给用人部门。

备注:遇有重大或事实不易认定的事件,可根据具体情况适当延长调查时间。

4.3部门辞退预谈。

经调查核实确定符合辞退标准的,用人部门应在接到人力资源部反馈处理意见的3个工作日内,根据辞退原因、结合员工实际业绩表现进行辞退预谈,听取员工意见,并将预谈结果反馈给人力资源部。4.4正式辞退面谈。

人力资源部应在部门预谈后的5个工作日内,协助用人部门负责人、员工的直接上级与员工进行辞退面谈,面谈后向员工发出“辞退通知书”。

备注:人力资源部发出“辞退通知书”后,应同时通知资产管理、薪酬福利等相关部门,以便这些部门提前做好准备工作。4.5办理离职手续。

员工接到“辞退通知书”后3个工作内到人力资源部领取“员工调离共走/物品交接单”,办理离职手续。

员工应在收到“员工调离共走/物品交接单”后5个工作日内巴黎完毕交接手续,将“员工调离共走/物品交接单”交回人力资源部。员工办理完工作交接手续,并结清欠公司款项后,应在7个工作日内到人力资源部领取经济补偿金和最后一个月的工资。

调离手续应由本人亲自办理,并在上述规定的时间内办理完毕,否则,经济补偿金/最后一个月的工资不予以发放。

在员工离岗后5个工作内仍没有办理调离手续的,由本部门人力资源工作者代为办理。特别说明:对试用期内被证明不符合录用条件的员工,部门可依据“劳动合同”和相关劳动法自行处理,无须执行以上步骤,但应将辞退人员名单报送人力资源部备案。5.违约金和经济补偿金

按照公司员工签定的“劳动合同”及相关劳动法规执行。6.职责分工

6.1各部门经理牵头组织本部门辞退工作。

6.2员工直接上级负责辞退员工的综合评价,提供相关支持资料。

6.3人力资源部负责辞退工作的政策支持,协助用人部门办理辞退程序,进行辞退前的调查工作。

员工退休管理制度

1.目的

加强退休人员的管理与服务,规范公司员工的退休操作规程。为公司的长期发展创造良好的氛围与环境。2.适用范围

适用于与公司签订劳动合同的员工。3.退休条件及核定3.1条件:

符合以下条件之一者,可以办理退休:

男干部年满60周岁,男工人年满55周岁,女干部年满55周岁,女工人年满50周岁。男职工年满50周岁,女职工年满45周岁,经医院证明,并经劳动鉴定委员会确认,完全丧失劳动能力的职工。3.2核定:

由劳动与社会保障行政管理部门负责退休核定工作。4.退休待遇

4.1退休金:

公司员工退休后,按照国家政策享受社会养老保险金,即:在社会保险机构领取社会养老金。养老金核算方法详见国家相关的养老保险管理规定。4.2医疗:

在公司参加基本医疗保险之前退休的员工,与公司的正式员工享受同等待遇。

在公司参加基本医疗保险之后退休的员工,按照国家“基本医疗保险规定”执行。4.3其他

发给公司荣誉退休证。

公司每年组织一次“退休员工交流会”。

遇公司有重大活动,如运动会、春节联欢会等,邀请退休员工或退休员工代表参加。5.退休手续办理程序

5.1退休年龄到达之日前90天,人力资源部与员工本人、劳动与社会保障行政管理部门联系,启动退休核定工作。5.2退休年龄到达之日前60天,人力资源部向退休员工所在部门发出退休通知。

5.3退休年龄到达之日前30天,人力资源部通知退休员工办理退休手续,并发放“退休员工工作/物品交接单”。

5.4退休员工在退休年龄到达之日前将“退休员工工作/物品交接单”签署完毕,交回人力资源部。5.5由人力资源部向退休员工发放退休证。

范文5:人事档案管理制度

人事档案管理制度1、按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》等文件要求,注意跟踪形成干部人事档案材料的信息,及时将反映干部的德、能、勤、绩、廉等方面的正式材料收集归档,不断充实档案内容。

2.归档的材料必须是正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确,有承办单位(部门)或个人署名,有形成材料的日期。

3、所保管的干部、工人等档案都应登记造册,及时更新干部职务(职称)、学历、工资等变动信息,死亡人员档案分开保管。

4、档案转出或转入要及时登记,做到人事档案也随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。

5、转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取,严禁本人携带,对本人携带档案的,有权拒绝接收。

6、转出档案必须完整齐全,按规定经过认真的整理并装订成卷,不得扣留部分材料或分批转出,凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。

7、严禁任何人私自保存他人档案,对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反有关法律、法规规定者,视情节轻重,予以严肃处理。

8、在工作中形成的废纸需粉碎处理,非档案管理人员不得进入档案库房。9、档案库房必须坚固,配制铁质档案柜,库房内保持清洁、安静,定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等"六防"设施落实情况,保证档案安全,做到万无一失。

10、热情接待查(借)阅档案人员,努力提供优质服务

文书档案管理制度为了维护学校文件档案的完整,便于查找利用,文件的完整和安全,特制定本制度。

1、切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求,并逐步实现电子信息化管理。

2、凡是归档的文件材料,书写格式与墨迹须符合规范要求,拟稿必须加首页纸,批改时不要超出范围。一律用毛笔、钢笔、碳素笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。

3、所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。4、对于机密文件及档案的管理,要有专柜存放并单独设锁,无关人员不准接触,工作人员要严守机密。

5、档案室要保持整洁卫生,认真做好文件档案“八防”工作,特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全。

6、积极开发利用文书档案,主动了解利用档案的情况,提高服务质量,做好服务利用工作。

档案借阅制度1.学校档案主要供本校利用,校外单位或个人需查阅时,应持介绍信,重要内容的材料需经档案形成部门负责人、分管校领导及校长办公室签字批准后方可办理查阅手续,查阅机密级或重要档案材料需经主管部门批准。

2.查阅档案时,首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿(人事档案必须有两名中共正式党员干部持单位组织盖章的《查阅干部档案审批表》)。查阅档案只限于有关内容,任何人不得擅自将档案、资料带出室外。

3.档案原则上不借出,均在档案室内查阅,但需要借出,必须填写借阅审批表,办理相关批准手续。用完后按期归还,不得转借他人使用。在借阅期间发生的一切问题,一律由借阅人负责。

4.对所借的档案妥善保管,不得私自转借、拆卷、删改、抽取、折叠、拆毁、涂改和对外传播。如需复制,要经档案室同意,重要内容须经校长办公室批准。

5.借阅者要爱护档案,不得损坏和丢失,查阅档案要严格执行安全保密制度。

6.借阅档案材料应及时归还,借阅时间一般不得超过一周,特殊情况须经负责人同意,办理续借手续,但节假日或借阅人员出差之前,应将档案材料归还档案室。

7.档案室工作人员对归还的档案,应认真检查,核对无误后,办理注销手续,如发现有损坏、丢失情况,要依法查处。

8.借阅档案超期不还者应及时追回,并不再提供。造成档案损坏或失密者依据《档案法》及有关规定予以追究。

9.阅档人员严禁在档案材料附近吸烟喝水等,以免损坏和污染档案材料。

档案安全保密制度1.档案工作人员和档案利用人员,都必须认真执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守密秘法》及有关保密管理规定,增强保密观念,遵守保密制度,尽职尽责地做好档案的安全和保密工作。

2.档案管理人员,必须严格执行档案查阅借阅制度,履行借阅登记手续和借阅审批手续。

3.档案室要有严格的登记和管理制度。来人查阅档案,要在档案人员的指导下查阅,不得个人自行查找,归还档案要检查,防止抽掉、篡改档案内容。

4.档案人员要严守保密制度,不得向任何人随便谈论档案的内容,不得私自将秘级以上档案带出办公室给无关人员阅读,不得为个人需要摘引秘级以上档案内容。

5.档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时,一定要以档案材料原始记载为依据,并盖档案室印章,不得弄虚作假出假证。向外提供的某些档案原始材料,一定要向主管领导或人事、组织部门请示后再作决定,严防泄密。

6.在工作中形成的各种草稿、废纸,一律按保密纸处理或销毁。为了维护档案信息的安全,管理档案的计算机不得对外使用,并定期进行系统备份,严禁自带游戏盘、软盘使用计算机。

7.档案库房明显处要有安全防火设备,禁止吸烟,严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房。

8.档案室的门窗、卷柜必须牢固,下班时门窗、档案箱必须锁好,经检查后方可离开。如发现可疑迹象,应立即向本单位领导和保卫部门报告,并保护好现场。

9.非档案管理人员,不得随便进入档案库房。财务档案保管制度

为了加强学校财务档案的科学管理,建立、健全财务档案的管理制度,完善财务档案管理工作,使其规范化、系统化,特制定本制度:1、每年在会计年度终了后,形成的财务档案,都应由财务部门按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册。

2、为了便于上级部门查账,财务部门保管近三年财务档案。每年会计年度终了后,由财务部门编造清册,按期向档案室移交一年财务档案,做到存放有序,查找方便。

3、档案室接收保管的财务档案,原则上应当保持原卷的封装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财务部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。

4、财务档案保管期满,需要销毁时,由档案部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定、编造财务档案销毁清册,上报学校档案销毁领导小组和上级主管理部门批准。无批准手续,不得擅自销毁。

5、档案管理人员及其他财务人员不得擅自公布财务资料;不得擅自销毁、涂改、伪造财务档案;不得擅自提供、抄写、复制财务档案;不得损毁、分散、丢失财务档案;如发生以上情况,应对当事人进行严肃处理。

范文6:人事档案管理八项制度

人事档案管理八项制度

(一)查(借)阅制度

一、查阅单位须填写《人事档案查阅审批表》,并履行审批手续。二、查阅档案,应派中共正式党员并携带单位介绍信。三、档案一般不外借。特殊情况需要外借的,须保证档案绝对安全,并在一周内归还。

四、查档人员不得查阅本人及亲属档案。

五、纪检监察人员查阅涉案人员档案,需由纪检组长或监察室主任签署意见。

(二)材料收集制度

一、收集范围履历表,自传,鉴定、考核、考察材料、学历、评聘专业技术职务、有关政历问题审查、党团及民主党派、奖励、处分材料,录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、离退休、退职审批表和各种代表会代表(委员)登记表,以及其他可供组织参考的材料。

二、收集方法

1、建立送交材料的制度,要求形成材料的部门和单位主动送交上述材料。

2、人事处形成的任免、工资等材料,应在15日内送人事档案室。3、人事档案管理人员应主动联系,及时索要。

4、向有关单位和部门发出“短缺材料催要通知单”,进行催要。5、发现不符合归档要求的材料,及时通知形成档案材料的部门补送材料或补办手续。

(三)鉴别归档制度

一、鉴别材料:鉴别收到材料是否属于所管干部、工人材料及应归入干部档案内容。

二、审查材料:审查材料是否齐全、完整,手续是否完备。凡查不清楚或对象不明确的,不能归档;凡手续不完备的材料,须补办手续后再归档。

三、审核档案:档案中缺少材料,应及时进行登记并收集补充。四、及时归档:经鉴别无误属归档的材料,及时归入档案盒带中,不允许出现“散乱”现象。

(四)转递制度

一、干部管理权限变动后,及时转递档案。

二、人事档案应通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或由本人自带。

三、档案转出前。按规定进行认真的整理装订。

四、转递档案必须详细登记“干部档案转递通知单”的项目,并严密包封。

五、转出档案半个月内回执未退回的,要及时发出“催要档案回执通知单”进行催问,以免档案丢失。

六、收到档案经检查、核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。

(五)检查核对制度

一、人事档案管理以“人事档案统计台帐”为基础,做到底数日清月结。

二、人事档案分别按单位和档案编号建立名册,发现错号或放错位置的,要及时纠正。

三、每年年底对所管人事档案进行清库,彻底核对底数,做到帐档相符。

四、做好所管档案的年度统计工作。

(六)保管保密制度

一、人事档案的保管,坚持安全保密、便于查找的原则。二、人事档案卷皮、目录和备用袋做到规格统一、样式一致。三、每两年对所管人事档案进行一次零散材料的装订,并填写目录。

四、经常检查档案柜及库房的防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施。

五、人事档案集中存放在档案柜及库房,任何人不得私自保存他人档案。

六、严格按照有关规定利用档案,严防泄露档案机密,非档案工作人员不准擅自进入档案库房。

七、不断研究和改进档案的管理方法和保管技术,逐步实现档案的科学化、规范化、现代化管理。

(七)人事档案管理人员职责

一、按照《条例》规定,负责人事档案材料的收集,认真细致地做好鉴别归档和整理工作。

二、负责办理人事档案的查阅、借用、转递。三、做好人事档案的安全、保密、保护工作。

四、搞好人事档案工作的调查研究,结合工作实际,及时提出建议和意见。

五、努力工作,争取改善档案库房的保管条件,提高管理水平。六、办理领导交办的其他工作。

(八)接收档案材料归档工作制度

一、调档:接到任免通知后,一周内发出“干部档案催要通知单”调档。

二、鉴别:对接收的档案材料进行认真鉴别,如有涂改,及时记录并上报。

三、登记:建立登记册,对接收档案逐档进行认真登记后,编号入库。

四、归档:属归档材料,及时归入档案盒带内。五、检查:认真核对姓名、编号,避免装错或放错位置

范文7:员工人事档案管理制度

陕西金苹果广告有限责任公司管理制度汇编

员工人事档案管理制度

第一章总则

第一条为加强和规范员工档案管理,根据《中华人民共和国档案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》,结合公司工作实际,特制定本办法。

第二条员工档案建立范围

凡被公司招聘并录用的人员,均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。

第二章员工档案种类及运用

第三条个人社会档案:本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管,并随员工工作关系予以转接。

第四条员工内部档案:公司员工内部档案作为个人社会档案的补充,统一在公司存档由行政人事部管理,以方便行政人事部工作需求,并按年度视情移交归存到个人社会档案。

第五条公司员工内部档案收集的内容:

11、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。

第三章员工档案收集程序和归档标准

第六条收集办法:

1、个人社会档案:个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工,提出归档申请,由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息,以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章,并在公司员工内部档案中留存备查。

2、员工内部档案:公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料,在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。第七条归档标准:

1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、

2真实,文字清楚,对象明确,有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。

2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的,须加盖行政人事部门专用章后方可入档。

第四章员工档案的借阅

第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外,其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案,须填写《档案查阅审批表》,报公司领导审批。

第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案,应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》,由公司领导签字审批后方予查阅。

第十条员工档案原则不予外借,如必须借出使用时,须严格履行登记审批手续。

第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料,不得泄露或擅自扩散档案内容,违者按有关规定追究当事人责任。

第五章档案的转接

第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理,原则要求社会档案随劳动关系一并转移。

3第十三条员工调动或离职,其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。

第六章员工档案的存档期限及销毁要求

第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案,在公司保存5年(一般员工)10年(中高层管理人员)后酌情销毁。

第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案,原则上永久留存,未经公司领导批准不得销毁。

第十六条员工档案编号管理,档案编号为八位数且具有唯一性,其中档案编号前四位数字为入职员工序号,包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性,以便检索。

第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责,在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准,任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者,应视情节给予惩处。

第七章员工档案管理人员的职责

1、忠于职守,严格执行档案法规及企业相关制度,维护员工档案的真实性。

42、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料,并按规定办理日常的查阅、借用和转递。

3、做好员工档案的保管、保密和保护工作,确保员工档案的完整与安全。

4、做好员工档案工作的基础建设,促进员工档案管理工作的规范化和科学化。

第十八条本办法自印发之日起执行。

行政人事部

2013年1月5日5

范文8:集团人事档案管理制度

人事档案管理制度一、目的

为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化,在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用,特制定本管理制度。二、适用范围

集团总部及属下各项目公司三、管理职责

1、集团人资管理中心人事档案的管理职责

(1)负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施等规范;

(2)负责对各公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导;

(3)负责集团本部所有员工人事档案管理工作,负责集团公司各住宅项目公司所有员工人事档案管理工作,及商业项目、物业公司各部门经理级以上人员人事档案管理工作。

2、各项目公司行政人事部人事档案管理的职责负责执行本制度,按要求分级建立规范的人事档案,并负责所在项目公司所有员工人事档案管理工作。四、人事档案管理原则及要求1、实行“一人一档”归类管理原则(1)真实性员工信息必须确保真实,有据可查;(2)完整性确保员工档案信息完整,没有遗漏;

(3)保密性人事档案管理人员必须对员工的个人档案绝对保密,除工

作和管理需要不得私自向任何单位及个人提供员工个人档案。2、档案管理要求

集团及各项目公司在人事档案管理上要求做到:严格分类、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。五、人事档案类别1、员工入职基本资料(1)应聘登记表(2)入职登记表(3)个人简历

(4)身份证复印件(5)学历、学位、相关任职资格复印件(6)入职体检表(7)员工1寸照片

(8)离职证明或原单位解除劳动合同协议复印件2、劳动合同或各类协议资料(1)劳动合同

(2)劳动合同变更(补充)协议(3)保密合同(4)培训服务协议书(5)各类其它协议3、薪酬档案

员工试用期工资、转正工资、各类的调薪记录等。4、培训资料

(1)职前培训:员工入职前接受的各种职业、技术培训证书复印件;(2)在岗培训:新员工入职培训试卷、员工培训记录、培训心得、外派培训总结等:(3)其他培训:工作期间,员工自费/公费参加与工作有关专业培训课程所获结业证书复印件等。5、绩效资料(1)考核记录:转正评估表、年度绩效考核表、调岗晋升考核、评估表。(2)员工面谈表:绩效面谈记录、日常工作面谈记录。

(3)奖惩记录:员工获得的相关的行政奖励或行政处罚等文件的原件或复印件。6、员工离职资料(1)离职申请表(2)解除劳动合同协议(3)离职交接表及工作交接清单

(4)业务联系人员资料(如业务单位、联系人、联系电话等)7、其它相关资料六、人事档案管理流程(1)新入职员工

在到岗前,集团及各项目公司人事档案管理人员根据本管理制度,新建档案,在新员工入职五日内先建立电子档案,扫描各类证件上传至公司OA人事档案中,同时将员工的各项资料录入至《在职员工档案明细表》(具体内容见附件)。建立好电子档案后将员工纸介质资料按部门分类放入档案柜中保管。当月入职的员工资料应在当月完成档案录入及存放工作。

(2)调动

员工因工作需要调动时应按规定填写《员工变动表》(跨部门调动和部门内部调动)。人事档案管理员接到已审批完毕的《员工变动表》后,在《在职员工档案明细表》中录入调动信息并将其信息调入相应的部门或项目公司,制作新的岗位工作牌,《员工变动表》于每月月底统一存入员工个人档案袋中。(3)任免

员工因工作需要被任免后,根据公司的任免文件,在《在职员工档案明细表》中录入任免信息,并将任免文件复印件存入员工个人档案袋中。(4)信息变更

在职员工个人员工信息一旦发生变动(如学历变动,身份证号码变动,个人技术职称变动,婚姻状况变动等),员工应及时将相关资料复印件交人资管理中心归档,原件当场查验,后由人事档案管理员在《在职员工档案明细表》中予以更新,并将相关证件复印件于每月月底进行存档整理。(5)离职、辞退

员工办理完毕离职手续后,将其相关证件的原件退还离职员工本人,并将离职人员档案进行封存管理,封存保管时间为两年;超过两年的各项目公司行政人事部将资料上报集团人资管理中心,由集团人资管理中心统一处理。七、人事档案的查阅、借阅

1、集团各部门总监级、各区域项目总监级、物业公司部门经理级以下员工原则上只能查询/借阅员工个人档案。

2、集团各部门总监级、各区域项目总监级、物业公司部门经理级以上员工可直接查询/借阅所管部门员工档案。

3、一般不得跨部门/项目查阅人事档案,如因工作需要,需跨部门查询/借阅员

工档案,需经集团人资管理中心总监审核,主管副总裁(总裁)审批同意的《档案借阅申请表》后方可查询/借阅。

4、集团人资管理中心总监可直接查阅集团或各区域项目公司的员工人事档案管理。

5、外来单位查阅本公司人事档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经集团人资管理中心批准后,方可查阅。6、档案管理人员应做好借阅登记

7、借阅档案时严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料;

8、借阅档案时不得擅自复制(拍摄)档案内容,如因工作需要从档案中取证必须事先经人事档案负责人同意。

9、借阅档案者不得擅自泄露档案内容,对违反者,应视情节轻重予以批评教育、行政处罚或追究法律责任。

八、本制度自颁布之日起执行,由集团行政人资中心负责制定、修改、解释。